7 dicas para otimização e implementação de estratégias com gestão de documentos no RH

De acordo com pesquisa da International Data Corporation - IDC, os profissionais que usam fluxos de trabalho baseados em papel gastam de 35% a 50% do seu tempo procurando informações. Além disso, 71% das empresas não conseguem localizar até 10% de seus contratos quando não contam com alguma solução de armazenamento digital, conforme relatório do Journal of Contract Management.

O processo, quando não bem administrado, interfere, sobretudo, no funcionamento da empresa e, consequentemente, em seu crescimento em todas as áreas. A principal, de recursos humanos, possui um impacto ainda maior, uma vez que não se limita apenas a recrutamento, seleção e administração pessoal, mas também envolve ativamente o planejamento e a implementação de estratégias que visam o desenvolvimento de uma cultura organizacional forte e a criação de vantagens competitivas e sustentáveis.

Segundo Marcelo Araújo, diretor comercial da eBox Digital, empresa especializada em gestão e proteção de documentos físicos e digitais, a transformação do RH em uma força estratégica é importante para os resultados da empresa: “Ao adotar práticas eficazes na gestão de documentos, é possível otimizar processos, garantir conformidade legal, melhorar a segurança dos dados e oferecer insights valiosos para a tomada de decisão”.

Para isso, Marcelo listou sete dicas sobre como a gestão de documentos no RH pode ser uma ferramenta eficiente para promover essa transformação, otimizando processos e fornecendo dados para a tomada de decisões estratégicas:

1 - Digitalização de documentos: este é o primeiro passo para modernizar o departamento de RH. Esse processo envolve a conversão de documentos físicos em formatos digitais, o que facilita o armazenamento, o acesso e a gestão de todos os documentos da organização.

2 - Implementação de Sistemas de Gestão Documental (SGD) e Gestão Eletrônica de Documentos (GED): esses sistemas oferecem uma plataforma centralizada para armazenar, organizar e acessar documentos, além de facilitar a colaboração e o compartilhamento de informações e dados digitais. Com isso, a área de RH pode automatizar fluxos de trabalho e garantir integridade e confidencialidade dos documentos.

3 - Padronização dos processos: é essencial para garantir a consistência e a eficiência operacional. É necessário estabelecer procedimentos claros para a criação, revisão, aprovação, armazenamento e eliminação de documentos.

4 - Controle de acesso aos documentos: é uma prática para proteger as informações sensíveis gerenciadas pelo RH. Definir quem pode visualizar, editar ou compartilhar determinados documentos é fundamental para manter a confiabilidade dos dados dos colaboradores e da empresa.

5 - Treinamento dos colaboradores: aumenta a aderência e a utilização dos sistemas de gestão de documentos. Investir em programas de capacitação que abordam tanto o uso técnico das plataformas de GED e SGD quanto às melhores práticas de gestão de documentos, funciona para facilitar os processos de adaptação.

6 - Backup de dados: a proteção de dados envolve criar cópias de segurança regulares de todos os documentos digitais, uma vez que isso evita a perda de informações importantes devido a falhas de hardware, software e outros desastres.

7 - Conformidade regulatória: a conformidade regulatória evita penalidades legais e protege a organização contra processos judiciais. Para isso, o RH deve manter-se atualizado sobre as mudanças na legislação e garantir que os sistemas de GED e SGD possuam recursos que permitam a aderência às normativas, como a exclusão segura de dados após o período de retenção obrigatório.