Um dos grandes gargalos das empresas que a tecnologia solucionou foi o armazenamento de documentos. Quando os arquivos eram apenas físicos, era necessário dedicar muitos recursos para guardá-los, sem contar que não era fácil encontrá-los depois.
Além dos populares editores de texto e espaço em nuvem - como o disponibilizado pelo Gmail - os profissionais podem aproveitar de outros recursos para ajudar no dia a dia. Confira a seguir exemplos de ferramentas que são bastante úteis nos escritórios!
Embora os arquivos Word continuem sendo importantes, em muitos casos, é preciso ter um formato “fechado” das informações. Esse é o caso dos documentos que são enviados para a justiça brasileira. Como os tipos editáveis são mais fáceis de serem alterados, os órgãos públicos só aceitam o envio em PDF.
A boa notícia é que ninguém precisa esquentar a cabeça com isso. Existem conversores, como o SmallPDF, para mudar de Word para PDF de maneira rápida. Ele permite ainda converter PDF em Word, o que permite fazer ajustes e mudanças no arquivo original. A pessoa só precisa fazer o upload do documento que quer converter e clicar em um botão. Depois é só baixar o novo arquivo e renomeá-lo como quiser, já que, por padrão, o nome pode estar de um jeito estranho.
Outra ferramenta que pode ser bastante útil para o trabalho é a Logical Doc, um software que ajuda as organizações a terem o controle dos processos. Por meio desse recurso, o usuário consegue recuperar um conteúdo e automatizar alguns processos da empresa.
Esse sistema pode ser usado para criar, descrever e coordenar os arquivos disponíveis. Uma de suas vantagens é ter uma interface simples, o que permite que iniciantes não tenham problemas nas primeiras vezes que for usar.
Bastante conhecido por alguns profissionais, o Evernote durante bastante tempo foi visto como um sistema para escrever notas. Porém, agora ele é mais do que um caderno digital. Os profissionais podem compartilhar arquivos e utilizar dashboards para reuniões de equipe.
Em outras palavras, o software se tornou um grande aliado dos brainstorms por possibilitar a troca de dados e ideias, de maneira mais dinâmica e menos cansativa que um editor de texto comum. Vale notar que ele não tem restrição quanto ao número de pessoas que podem usá-lo ao mesmo tempo, e oferece a possibilidade de acesso pelo celular. Ou seja, profissionais que estiverem longe do notebook também poderão participar de discussões.
Receber um documento, imprimi-lo e depois digitalizá-lo é um processo que tende a ficar para trás. A menos que uma pessoa entregue pessoalmente um papel para a outra, é provável que a assinatura pela própria internet ganhe força. Nesse caso, para atestar a identidade do assinador também já existe tecnologia.
O certificado digital é um recurso que pode ser adquirido por qualquer pessoa, depois que apresentar a documentação. Ele é uma exigência de algumas áreas profissionais, como a advocacia e a medicina. Para os demais pode não fazer sentido ter um dispositivo assim.
Para os casos esporádicos em que a assinatura é necessária, os cidadãos podem ir ao site do governo, fazer o login e colocar os documentos que irá assinar. A ferramenta irá solicitar uma confirmação que será recebida pelo celular, e em poucos minutos a pessoa terá o arquivo com uma espécie de selo no local indicado, por exemplo, “Maria da Silva - documento XX - Gov. Federal”.
Como muitas pessoas agora têm trabalho flexível, o que as permite trabalhar de onde quiserem, é importante ter uma forma segura de compartilhar os arquivos, sem depender apenas dos e-mails. O DropBox é uma das nuvens mais populares e usadas pelas empresas.
É um sistema organizado e que permite o compartilhamento com muita facilidade. Ele disponibiliza ainda controle de acesso, para que somente pessoas autorizadas possam acessar os arquivos, permite fazer backup e tem planos para empresas de diferentes tamanhos, até mesmo para pessoas físicas. Vale analisar os recursos disponíveis e comparar qual plano é a melhor opção.
Independentemente da necessidade que as pessoas tenham quando o assunto é arquivo digital, é provável que haja alguma ferramenta para auxiliar. Até porque, já existem recursos para organizar documentos, convertê-los em outro formato e permitir o compartilhamento de maneira prática.