O Defis é a sigla para a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais  da empresa, essa declaração irá demonstrar toda a movimentação financeira até de funcionários da empresa.

Essa declaração vai solicitar informações como, valores de distribuição de lucros, rendimento isento de tributação, rendimentos tributáveis, pró-labore pagos aos sócios, quantos funcionários possuem no quadro de funcionários no período inicial, e período final.

Ou seja, essa declaração deve conter todas as informações da empresa, o contador faz a escrituração contábil e a partir dessa escrituração ele preenche essa declaração e envia para o governo.

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Quem deve entregar a Defis?

A obrigatoriedade seria para todas as empresas optantes pelo Simples Nacional e a entrega é sempre feita um ano subsequente ao fato gerador, ou seja, em relação a 2022 a declaração deve ser entregue até 31 de março de 2023.

A ausência de entrega da Defis não gera multa, mas as declarações sequenciais que precisam ser entregues, acabam gerando multa, com isso o PGDAS que é uma declaração mensal onde é informado o faturamento da empresa e o valor que precisa ser pago referente ao Simples Nacional, gera multa quando não entregue.

Ou seja, a não entrega do Defis não será possível entregar o PGDAS e a empresa acaba pagando multa. Além disso, se a empresa não teve notas fiscais naquele período e a declaração PGDAS não foi entregue, a empresa paga multa do PGDAS e também do Simples Nacional.

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Como enviar a Defis?

1. Separe e relacione em uma tabela todos os recebimentos por vendas e prestação de serviços da empresa. É importante que esses dados estejam separados, porque a tributação entre eles será diferente
2. Acesse o site do Portal do Empreendedor e procure a opção Declaração Anual de Faturamento — Simei
3. Digite os dados e responda as perguntas de acordo com a tabela do passo 1
4. Imprima e guarde o recibo, pois ele é o comprovante de que essa operação foi realizada corretamente.

Transmitindo a Defis

1. Acesse o site do Simples Nacional e procure a opção “PGDAS-D e Defis - a partir de 2018”
2. É necessário possuir um certificado digital com código de acesso ou procuração eletrônica
3. Clique em Defis e depois em "declarar". Preencha os campos relativos às informações econômicas e fiscais da empresa e selecione “salvar”, “verificar pendências” e “transmitir” para concluir o envio.

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Quais informações deve conter na Defis?

Ao preencher as informações da Defis, você deverá ter em mãos:

• Estoque inicial e final do período abrangido pela declaração;
• Ganhos financeiros da empresa;
• Número de colaboradores no início e no final do período que diz respeito a DEFIS;
• Saldo em caixa e em banco no início e no final do período;
• Total de aquisições, transferências e saída de mercadorias;
• Autos de infração pagos ou com decisão administrativa;
• Mudança do endereço da empresa, se tiver ocorrido mudanças;
• Informações sobre prestação de serviços de transporte de carga interestadual;
• Prestação de serviços de comunicação.
• Total de gastos do período, incluindo as despesas operacionais (aquelas necessárias à manutenção da empresa), não operacionais (transações distintas da atividade da empresa), custos, salários etc.

Informações de sócios (se houver)

• Nome e CPF de cada um deles;
• Dividendos (rendimentos da empresa pagos ao sócio);
• Pró-labore (rendimentos do sócio que também trabalha na empresa);
• Porcentagem pertencente a cada sócio registrado até o último dia do período;
• Imposto de renda retido na fonte dos rendimentos pagos ao sócio.